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Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten auf die am meisten gestellten Fragen zu unseren Dienstleistungen.

Ihre Frage wird auf dieser Seite nicht beantwortet oder Sie wünschen weiterführende Informationen? – Dann kontaktieren Sie uns gerne. Wir sind für Sie da!

ALLGEMEINE FRAGEN FÜR ALLE DIENSTLEISTUNGEN

Bei der Vernichtung nach Abholung holen wir Ihre Unterlagen, die Sie im bereitgestellten Sicherheitsbehälter gesammelt haben, per LKW bei Ihnen ab und transportieren sie zu einem unserer Sicherheitsstandorte. Dort werden Ihre Unterlagen offenbarungsfrei in einem Hochleistungsschredder vernichtet und anschließend dem Recyclingprozess zugeführt.
Bei der Vor-Ort-Vernichtung werden Ihre Unterlagen aus dem Sammelbehälter direkt in unser Spezialfahrzeug mit integriertem Schneidwerk entleert und anschließend vernichtet. Das geschredderte Material wird danach zu einem unserer Sicherheitsstandorte transportiert und dem Recyclingprozess zugeführt.
Neben der Vernichtung nach Abholung und vor Ort ist auch eine Selbstanlieferung zu einer unserer Niederlassungen möglich. Die Selbstanlieferung eignet sich besonders für Privathaushalte oder für kleine Unternehmen, die nur eine geringe Menge an Unterlagen zu vernichten haben. Falls Sie eine Selbstanlieferung wünschen, wenden Sie sich bitte direkt an den Vertriebsinnendienst der jeweiligen Niederlassung oder informieren Sie sich auf unserer Webseite. 
Grundsätzlich dürfen sowohl Unternehmen als auch Privathaushalte die Vernichtung online bestellen. Auch Privathaushalte besitzen sensible Daten wie Steuererklärungen oder Finanzunterlagen, die mit Sorgfalt vernichtet werden müssen. Hierfür eignet sich besonders die Aktensammelbox, da diese eher für kleinere zu vernichtende Mengen aus dem Homeoffice ist.
Unter Aufbewahrungsfristen versteht man den Zeitraum, wie lange bestimmte Unterlagen aufgrund gesetzlicher Anforderungen mindestens aufbewahrt werden müssen, bevor man diese vernichten darf. Bei den meisten kaufmännischen Unterlagen liegt die Frist zwischen 6 und 10 Jahren. Ist die Frist der Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen, so ist eine Vernichtung der Unterlagen noch nicht zulässig (vgl. §§ 169, 170 AO).
Die Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Unterlagenarten finden Sie in dieser Übersicht. 
Nach der Bestellung erhalten Sie von uns per E-Mail eine Auftragsbestätigung. Über den in der E-Mail angegebenen Link können Sie jederzeit den aktuellen Status Ihres Auftrags verfolgen. Ein Kundenservicemitarbeiter wird sich zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen, um den weiteren Ablauf wie auch den Termin zu besprechen.
Sind Sie ein Neukunde, dann erhalten Sie zusätzlich noch die Bestätigung über die erfolgreiche Kundenregistrierung per E-Mail.
Sie erhalten Ihre Rechnung nach der Vernichtung Ihrer Informationsträger. Diese ist sofort nach Empfang ohne Abzug fällig. Der Zeitraum der Rechnungszustellung variiert je nachdem, ob Sie die Vernichtung nach Abholung oder die Vor-Ort-Vernichtung gewählt haben.
Die ISO 21964 (DIN 66399) ist der aktuelle Industriestandard für die datenschutzgerechte und gesetzeskonforme Vernichtung von schutzwürdigen Unterlagen und ist in drei Teile aufgegliedert. Der erste Teil definiert die Begriffe und Grundlagen der Informationsträgervernichtung. Die Anforderungen an die eingesetzten Maschinen für die Zerkleinerung der Informationsträger fallen unter den zweiten Teil der ISO 21964 (DIN 66399). Der dritte Teil beschreibt die möglichen Varianten einer Informationsträgervernichtung inklusive Prozessdefinition, -durchführung und -kriterien.
 
Weitere Informationen zur ISO 21964 (DIN 66399) finden Sie in unserem Infocenter. 
Die Schutzklasse und die Sicherheitsstufe dienen der Einstufung von Daten nach dem Industriestandard ISO 21964 (DIN 66399).
 
Nach der ISO 21964 (DIN 66399) wird der Schutzbedarf von Daten in die Schutzklassen 1 bis 3 eingestuft. Die Daten in Schutzklasse 1 besitzen einen normalen Schutzbedarf. Die Schutzklasse 2 umfasst Daten mit einem hohen Schutzbedarf und Daten mit einem sehr hohen Schutzbedarf fallen unter die Schutzklasse 3.
 
Die Sicherheitsstufe wird von der Informationsträgerart separat definiert. Die ISO 21964 (DIN 66399) unterscheidet sieben Sicherheitsstufen. Die Sicherheitsstufen sind von 1 (für allgemeine Daten) bis 7 (für streng geheime Daten) unterteilt. Je höher die Sicherheitsstufe ist, desto vertraulicher sind die Daten.
 
Den Schutzklassen 1 bis 3 ist als Mindeststandard jeweils eine der Sicherheitsstufe 1 bis 7 zugewiesen. Um einen besonderen Schutz zu erreichen, kann Material einer niedrigen Schutzklasse auch eine höhere Sicherheitsstufe erhalten. Jedoch darf Material einer höheren Schutzklasse nicht einer niedrigeren Sicherheitsstufe als der angegebenen Mindeststufe zugeordnet werden.
 
Die in Schutzklasse 1 enthaltenen Daten dürfen in der Sicherheitsstufe 1 bis 3 vernichtet werden.
Die in Schutzklasse 2 enthaltenen Daten dürfen in der Sicherheitsstufe 3 bis 5 vernichtet werden.
Die in Schutzklasse 3 enthaltenen Daten dürfen in der Sicherheitsstufe 5 bis 7 vernichtet werden.
 
Haben Sie weitere Fragen zu der Schutzklasse oder der Sicherheitsstufe? – Dann besuchen Sie unser Infocenter. 
Das Vernichtungszertifikat bestätigt Ihnen die ordnungsgemäße sowie datenschutzkonforme Vernichtung und Entsorgung Ihrer Unterlagen. Auf dem Vernichtungszertifikat finden Sie eine vollständige Dokumentation der Leistung einschließlich Aufstellort, beauftragte Stelle, Ansprechpartner, Telefonnummer und Kostenstelle. Das Vernichtungszertifikat erhalten Sie mit der Rechnung.
In unserem Onlineshop unterscheiden wir drei verschiedene Behältertypen.
 
Zum einen gibt es die Rhenus-Aktensammelbox, die für kleine zu vernichtende Mengen aus dem Homeoffice geeignet ist. Sie bietet eine einfache und sichere Möglichkeit, Ihre Unterlagen zu entsorgen. Die Aktensammelbox ist nur für Papierunterlagen und ganze Ordner, Heft- und Hängemappen geeignet.
 
Zum anderen gibt es den Sicherheitsbehälter M, der mit einem Füllvolumen von 250 Litern als unser Klassiker zählt. Der Behälter besteht aus Leichtmetall, ist rollbar und besitzt einen zugriffsicheren Einwurfschlitz. In diesem Behälter können Sie sowohl Papierunterlagen als auch jegliche Arten von Datenträgern und Festplatten getrennt voneinander sammeln und vernichten. Bei der Sammlung ist zu beachten, dass Sie die Behälter immer nur mit einem Materialtyp befüllen dürfen.
 
Darüber hinaus bieten wir Ihnen unseren Sicherheitsbehälter XL an, welcher sich durch sein hohes Füllvolumen von 600 Litern auszeichnet. Er eignet sich hervorragend für den Anfall von großen Unterlagenmengen und ist besonders für Papierunterlagen oder verschiedene Datenträgerarten geeignet, die Sie getrennt voneinander sammeln müssen. Dieser Behälter besteht ebenfalls aus Leichtmetall, ist rollbar und besitzt einen zugriffsicheren Einwurfschlitz.
Die Auswahl des richtigen Sicherheitsbehälters ist zum einen abhängig von der Menge, die Sie zu vernichten haben, und zum anderen von den Gegebenheiten und Räumlichkeiten vor Ort. Unsere Sicherheitsbehälter können nur ebenerdig oder mit einem Aufzug fortbewegt werden.
 
Der Sicherheitsbehälter M ist unser Klassiker und eignet sich für den regelmäßig anfallenden Bedarf von Informationsträgern. Durch seine kompakten Abmessungen ist dieser Behälter ideal in Kopierräumen oder Bürokorridoren aufstellbar.
Der Sicherheitsbehälter XL eignet sich besonders für einen großen Anfall von Unterlagenmengen oder für Archivräumungen. Durch sein sperriges Auftreten benötigt dieser Behälter zur Aufstellung deutlich mehr Platz und wird meist nicht im für Ihre Kunden einsehbaren Bereich aufgestellt.
Bei der Befüllung der Sicherheitsbehälter ist zu beachten, dass man diese immer nur mit einem Materialtyp befüllt. Das zerkleinerte Material wird nach der Vernichtung dem Recycling zugeführt. Daher soll beispielweise die Zusammenführung von Aktenordnern und Datenträgern vermieden werden.
Nach der Vernichtung wird das zerkleinerte Material dem Recyclingprozess zugeführt und es werden wertvolle Rohstoffe zurückgewonnen.
Mit der Auswahl der Standzeit legen Sie fest, wie lange der Sicherheitsbehälter bei Ihnen vor Ort benötigt wird.
Bei der Sofortbefüllung wird der Behälter innerhalb eines Termins von unserem Personal aufgestellt und wieder abgeholt. Für die Befüllung stehen Ihnen 15 Minuten zur Verfügung.
Bei einer gewünschten Standzeit von ein und zwei Wochen stellen wir Ihnen den Sicherheitsbehälter mietfrei zur Verfügung. Die Termine für die Aufstellung und die Abholung werden im Voraus durch unsere Disposition eingeplant. Die Abholung erfolgt eine bzw. zwei Wochen nach der Aufstellung eingeplant.
Bei einer Standzeit von mehr als 2 Wochen wird für jeden Behälter eine Miete fällig. Die Abholung des Behälters erfolgt auf Abruf. Sie können sich hierzu jederzeit mit der zuständigen Niederlassung in Verbindung setzen und die Abholung beauftragen.
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SPEZIELLE FRAGEN ZUR AKTENVERNICHTUNG

Zur Aktenvernichtung zählen alle Unterlagenarten, die zu der Materialkategorie „P“ gehören. Darunter fallen sowohl lose Papierdokumente als auch ganze Aktenordnern, Heft- und Hängemappen mitsamt den Kunststoff- und Metallteilen.
 
Auch Fotos, Filmfolien und Röntgenbilder in Originalgröße gehören in die Aktenvernichtung, müssen aber aus abfallrechtlichen Gründen in einem separaten Sicherheitsbehälter gesammelt und vernichtet werden. 
Ja, auch bereits mit einem Aktenvernichter geschreddertes Papier und Papierschnipsel sind datenschutzkonform zu entsorgen, da dies in der Altpapiersammlung (blaue Tonne) nicht sichergestellt ist. Die bereits geschredderten sensiblen Unterlagen können Sie ebenfalls in einem Sicherheitsbehälter sammeln und durch uns entsorgen lassen. Sie erhalten auch für diese Entsorgung ein Vernichtungszertifikat.
Ja, Sie dürfen ganze Aktenordner in den Behälter legen und vernichten lassen. Unsere Hochleistungsschredder können auch ganze Ordner zerkleinern. Metallkomponenten werden abgeschieden und separat recycelt.
In die Aktensammelbox passen ca. 5 bis 8 Aktenordner.
In den Sicherheitsbehälter M passen ca. 35 Aktenordner.
In den Sicherheitsbehälter XL passen ca. 80 Aktenordner.
Nein, Sie müssen Ihre Unterlagen nicht von Plastikhüllen oder Büroklammern trennen. Diese können Sie gemeinsam mit den Unterlagen in den Sicherheitsbehälter legen und von uns vernichten lassen.
Die Vernichtung nach Abholung erfüllt die Anforderungen an die Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-3.
Unter die Schutzklasse 2 fallen vertrauliche Daten mit einem hohen Schutzbedarf. Bei der Sicherheitsstufe 3 werden die Informationsträger so zerkleinert, dass die Wiederherstellung der Daten nur unter erheblichem Zeit- sowie Personalaufwand und nur mit erheblichem Einsatz von Hilfsmitteln möglich ist. Unter die Materialkategorie „P“ fallen Informationsträger mit Darstellung in Originalgröße wie Unterlagen aus Papier, Röntgenbilder und Filmfolien.
 
Weitere Informationen zu den Schutzklassen und Sicherheitsstufen erhalten Sie in unserem Infocenter. 
Für die Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe P-4 kommt die Vor-Ort-Vernichtung oder die komplett offenbarungsfreie Vernichtung nach Abholung zum Einsatz.
 
Die Schutzklasse 3 umfasst vertrauliche Daten mit sehr hohem Schutzbedarf. Bei der Sicherheitsstufe 4 werden die Informationsträger so zerkleinert, dass die Wiederherstellung der Daten nur unter außergewöhnlich hohem Zeit- und Personalaufwand sowie nur mit außergewöhnlichen Hilfsmitteln möglich ist. Unter die Materialkategorie „P“ fallen Informationsträger mit Darstellung in Originalgröße wie Unterlagen aus Papier, Röntgenbilder und Filmfolien. 
 
Weitere Informationen zu den Schutzklassen und Sicherheitsstufen erhalten Sie in unserem Infocenter. 
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SPEZIELLE FRAGEN ZUM ITCPRO FÜLLSTANDSSENSOR

Der ITCPRO Füllstandssensor misst mittels energiesparender Lasertechnik und unter höchsten Sicherheitsstandards das verbleibende Volumen im Behälter. Per Funktechnik auf 5G-Basis werden die Verbrauchsdaten in regelmäßigen Abständen an die Rhenus Data Office übertragen. Die Firmware und Parameter werden über die Luftschnittstelle geupdatet.
Der Sensor arbeitet autark, sodass wir keinen Zugang zu Ihrer Infrastruktur benötigen.
Die Behälter haben einen festen Stellplatz, welchen Sie im Laufe der Bestellung mit unserem Vertrieb definieren. Die Behälter müssen daher an ihrer ursprünglichen Position platziert bleiben, damit unsere Mitarbeiter*innen den Behältertausch automatisiert durchführen können.
Sie können den Füllstandssensorbehälter durch die gute Netzabdeckung und die tiefe Gebäudedurchdringung sogar in der Tiefgarage aufstellen. Hier haben wir bereits sehr positive Ergebnisse erzielen können.
Dieser Prozess wird durch den Füllstandssensor vollautomatisiert. Sie müssen sich nicht mehr mit der Beauftragung eines Behältertauschs befassen, da der Füllstand Ihres Behälters in regelmäßigen Abständen an uns übertragen wird. Mit Erreichen des vordefinierten Füllniveaus von 70% wird ein Abholsignal an unsere Disposition gesendet.
Nein, der Füllstandssensor ist von außen an den Behälter angebracht, sodass er im Inneren nahezu keinen Platz einnimmt. Es passen genauso viele Ordner in die Sicherheitsbehälter mit dem ITCPRO Füllstandssensor wie in die Sicherheitsbehälter ohne den ITCPRO Füllstandssensor.
Der Sensor misst in regelmäßigen Abständen und übermittelt mindestens 1x täglich sowie bei Erreichen des Füllstands den aktuellen Stand an die Disposition, sodass Sie stets ausreichend befüllbares Volumen zur Verfügung haben. 
Die Anfahrten durch unsere LKWs werden deutlich reduziert, da ausschließlich volle Behälter geleert werden. Zudem ist der Sensor sogar voll refurbishing-fähig.
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Spezielle Fragen zur Datenträgervernichtung

Die Datenträgerarten werden in einzelne Materialkategorien unterteilt, die separat gesammelt und vernichtet werden:
 
  • Kategorie F – Filme mit verkleinerte Informationsdarstellung, z.B. Röntgenfilme, Filmrollen und Microfiches, Dias und Negative
  • Kategorie O - Optische Datenträger, wie CDs, DVDs und BluRays
  • Kategorie T - Magnetische Datenträger, wie Magnetbänder, Laser Discs, Videokassetten, Floppydisks und andere Disketten
  • Kategorie E - Elektronische Datenträger, wie USB-Sticks, SSD-Festplatten und andere Flash-Speicher sowie Chipkarten
  • Festplatten zählen ebenfalls zu den Datenträgern, fallen jedoch unter die Materialkategorie H und müssen getrennt gesammelt und vernichtet werden.
Weitere Informationen zu der Datenträgervernichtung erhalten Sie hier. 
 
Die Vernichtung nach Abholung ist geeignet für Material der Schutzklasse 2 in Verbindung mit den Sicherheitsstufen O-3, T-4.
Unter die Schutzklasse 2 fallen vertrauliche Daten mit einem hohen Schutzbedarf.
Die Unterscheidung der Sicherheitsstufen O-3 und T-4 betrifft folgende Materialkategorien:
 
  • Unter O fallen optische Datenträger wie CDs und DVDs. Diese Art von Datenträgern wird bei der Sicherheitsstufe 3 so vernichtet, dass die Wiederherstellung der darauf befindlichen Daten nur unter erheblichem Zeit- und Personalaufwand sowie nur mit erheblichem Einsatz von Hilfsmitteln möglich ist.
  • Unter T fallen magnetische Datenträger wie Magnetbänder, Floppydisks und andere Disketten. Diese Datenträgerart wird bei der Sicherheitsstufe 4 so vernichtet, dass die Wiederherstellung der darauf befindlichen Daten nur unter außergewöhnlich hohem Zeit- und Personalaufwand sowie nur mit außergewöhnlichen Hilfsmitteln möglich ist.
Weitere Informationen zu den Schutzklassen und Sicherheitsstufen erhalten Sie in unserem Infocenter. 
Material der Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe T-4 fällt unter die Vor-Ort-Vernichtung.
Die Schutzklasse 3 umfasst vertrauliche Daten mit sehr hohem Schutzbedarf. Unter T fallen magnetische Datenträger wie Magnetbänder, Floppydisks und andere Disketten. Bei der Sicherheitsstufe 4 werden die Datenträger so vernichtet, dass die Wiederherstellung der darauf befindlichen Daten nur unter außergewöhnlich hohem Zeit- und Personalaufwand sowie nur mit außergewöhnlichen Hilfsmitteln möglich ist.
 
Weitere Informationen zu den Schutzklassen und Sicherheitsstufen erhalten Sie in unserem Infocenter. 
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Spezielle Fragen zur Festplattenvernichtung

Die Festplattenvernichtung umfasst Speichermedien der Kategorie H, also Hardware wie HDD-Festplatten, Mainboards von Server, Computer, PC und Laptop. Eine Ausnahme sind SSD-Platten, die mit der Datenträgerentsorgung vernichtet werden müssen.
 
Weitere Informationen zu der Festplattenvernichtung erhalten Sie hier. 
Man unterscheidet die Festplattenvernichtung von der Datenträgervernichtung, da beide verschiedenen Materialkategorien angehören und getrennt voneinander gesammelt und vernichtet werden müssen. Die Festplatten gehören der Materialkategorie H an, während die Datenträger wiederum in die verschiedenen Materialkategorien F, O, T und E unterteilt werden.
Bei der Festplattenvernichtung können Sie keinen Behälter auswählen, weil wir Ihnen für die gewünschte Anzahl der zu vernichtenden Festplatten nach Absprache einen passenden Sicherheitsbehälter zur Verfügung stellen.
Material der Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe H-4 eignet sich für die Vernichtung nach Abholung.
Die Schutzklasse 2 umfasst vertrauliche Daten mit einem hohen Schutzbedarf. Die Kennzeichnung „H“ steht für die Materialkategorie der Festplatten. Bei der Sicherheitsstufe 4 werden die Festplatten so vernichtet, dass die Wiederherstellung der darauf befindlichen Daten nur unter außergewöhnlich hohem Zeit- und Personalaufwand sowie nur mit außergewöhnlichen Hilfsmitteln möglich ist.
 
Weitere Informationen zu den Schutzklassen und Sicherheitsstufen erhalten Sie in unserem Infocenter. 
Die Vernichtung vor Ort erfüllt die Anforderungen an die Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe H-5.
Vertrauliche Daten mit einem sehr hohen Schutzbedarf fallen in die Schutzklasse 3. Die Kennzeichnung „H“ steht für die Materialkategorie der Festplatten. Die Festplatten werden bei der Sicherheitsstufe 5 so vernichtet, dass die Wiederherstellung der darauf befindlichen Daten nur bei Einsatz von gewerbeunüblichen Einrichtungen bzw. Sonderkonstruktionen möglich ist.
 
Weitere Informationen zu den Schutzklassen und Sicherheitsstufen erhalten Sie in unserem Infocenter. 
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